广东省德胜社区慈善基金会 理事会议事规则

(2019年5月21日第一届理事会十二次会议审议通过)

 

为了完善广东省德胜社区慈善基金会(以下简称“基金会”)法人治理结构,规范理事会的运作程序,鼓励理事会成员积极参与理事会决策,根据《慈善法》、《基金会管理条例》等相关法律、法规及《广东省德胜社区慈善基金会章程》、《广东省德胜社区慈善基金会理事会工作制度》的规定,制定本议事规则。本规则是理事会审议决定议案的基本行为准则。

 

第一条 议事原则

(一)依法依规,符合章程。议事的议案和提案与法律、法规和章程的规定不相抵触,符合基金会的宗旨和业务范围,且属于理事会的职责范围。

(二)平等参与,民主协商。所有理事均享有同等的参与权和表决权。

(三)集体审议,民主决策。服从多数,决议遵从少数服从多数的原则;尊重少数,对于不同意见和少数意见,要给予表达的机会,其他成员要耐心聆听,认真考虑。

(四)务实严谨,集思广益。理事应当忠实履行职责,公正严谨,对审议的内容当面提出自己的意见,不在会后议论。经充分讨论后,再进行表决。

第二条 议事内容

(一)制定、修改章程;

(二)选举、罢免理事长、副理事长、秘书长;

(三)决定基金会的分立、合并或终止;

(四)决定设立分支机构、办事机构和专项基金;

(五)决定组织架构组成;

(六)审定年度收支预算及决算;

(七)审议秘书处的工作报告;

(八)决定重大业务活动计划,包括资金的管理和使用计划;

(九)审定内部管理制度;

(十)审定由秘书长拟定的副秘书长、各部门负责人以及员工的聘任和解聘方案;

(十一)其他重大事项。

第三条 议事程序

(一)议题确定

理事会成员和秘书处均可提出议题和议案,且需在理事会会议召开不少于7天前提出,并经理事长同意,可确定为理事会讨论议题。议题应在会议通知里列明,原则上不对临时议题进行表决。如临时提出议题,征得理事长同意后,方可确定为理事会讨论议题。

(二)会议通知

召开会议,应提前至少5天以书面形式通知全体理事、监事。通知内容应包括日期、地点、议程、联系人和特邀参会人员名单。

(三)参会人员

1.理事。原则上应本人参与议事会议。如需其他人代为出席,需经理事长同意后,签署书面委托书,指定代理人出席和表决。代理人可为非理事成员。

2.监事。每次会议至少有1名监事列席,监督会议的议事内容、召集程序、会议人员资格、表决程序等是否合法合规有效。

3.特邀人员。根据实际需要,可邀请与议题相关的非理事会、监事会成员列席会议,并提供参考意见。

(四)会议讨论

根据议事内容理事会可灵活采用现场会议、网络会议等形式进行议事。会议由理事长主持,也可由理事长授权副理事长、秘书长主持。参会人员充分发表个人意见,主持人负责掌握时间和流程,以便完成理事会议题讨论的任务。对应议而未议的事项,以及议而未决的事项,可暂缓审议,待进一步调查研究,听取各方面意见后,再安排审议。

(五)会议表决

根据决议内容可灵活采用口头、举手、无记名投票、记名投票等方式进行表决。出席会议的理事对所审议的内容进行逐项表决,可投赞成、反对或弃权票。出席会议的理事委托代理人在其授权范围内对所审议的内容投赞成、反对或弃权票。

理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效,重要事项决议须经出席理事2/3以上通过方为有效。重要事项包括:

1.章程的修改;

2.选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长;

3.基金会的分立、合并或终止;

4.章程规定的重大资助、投资活动。本基金会的重大资助项目包括:年度慈善项目计划;单次(项)资助捐赠超过30万元的慈善项目;持续时间超过3年的慈善项目。

(六)会议记录

1.会议记录。无论采取何种形式议事,理事会会议都应当拟定会议记录,内容应包括参与人员情况、会议日期和形式、会议议程、各发言人对每个审议事项的发言要点、每一表决事项的表决结果、以及其他应当记录的内容。

2.会议纪要。会议形成决议的,应当拟定会议纪要,并由出席理事审阅、签名。理事会决议故意违反法律、法规或章程规定,致使基金会遭受损失的,参与决议的理事应承担相应的赔偿责任。但经证明在表决时持反对意见并记载于会议纪录的,该理事可免除责任。

第四条 议事纪律

(一)客观公正。理事应本着实事求是和对基金会认真负责的态度,针对审议事项客观公正地发表自己的意见,对事不对人,尊重每一位参会者。遵守会议时间安排。

(二)利益回避。基金会理事遇有个人利益与基金会利益关联时,应主动提出利益回避,不参与相关事宜的决策。

(三)保密责任。审议内容未经允许不得对外泄露或公开。

第五条 决议执行

(一)理事会决议由秘书长负责组织实施和协调执行,并向理事长和理事会汇报。

(二)在实际工作中因出现新情况需要改变原决议内容的,秘书长可向理事长建议提请下次会议讨论。

第六条 附则

本规则经第一届理事会第十二次理事会会议审议通过后执行,基金会其他议事内容同样适用本规则。如有与基金会章程冲突之处,以基金会章程为准。

本规则由理事会负责解释和修改。

 

广东省德胜社区慈善基金会

2019年5月21日